CONSULTAS Y FORMULARIOS EN ACCESS

Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes.

Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente padronizado sobre los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente:

• En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos
• Elegir la opción Asistente de formulario
• Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado.
• Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.

Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos

Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón de la hoja de datos, basta accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. La figura 5.1 muestra el formulario generado para el PADRÓN DE EMPLEADOS.

FIGURA 5.1 Formulario generado por el asistente para el PADRÓN DE EMPLEADOS.

Para verificar la distribución de las informaciones de ese formulario impreso, basta accionar el botón Vista preliminar. Este botón también puede ser accionado directamente en la ventana Base de Datos. El sistema provee una visión de la impresión en formato compactado.

Para visualizar detalles se puede accionar un zoom picando sobre la parte deseada. Para salir del modo de visualización de impresión, basta picar la tecla ESC o picar el botón Cerrar.

FIGURA 5.2 Ventana de diseño del formulario del padrón de funciones.

Las barras de herramientas para la construcción de formularios presentan recursos que dependen de la personificación usada (menú Ver, opción Barra de herramientas, personificar). En general se presentan configuradas conforme la figura 5.3. Además de eso, también es empleado el cuadro de herramientas para construir rótulos y cuadros de texto conforme detalles a seguir. En caso en que las barras o el cuadro no estén visibles en modo diseño del formulario se hacen visibles a través de las opciones del menú Ver

FIGURA 5.3. Barras y cuadros de herramientas para la construcción de formularios.

El proyectista de formularios manipula controles en la ventana de diseño. Las acciones que él puede realizar en general comprenden selección, movimentación, redimencionamiento y ajuste de estos controles. Estas acciones básicas también valen para el desarrollo de informes siendo presentados a continuación.

TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS DE EXCEL

TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic enTabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

APLICAR FILTROS A UNA TABLA

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

GRÁFICOS DINÁMICOS

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

 

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.

Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos.

TABLA DE CONTENIDO WORD

TABLAS DE CONTENIDO (WORD)

Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los títulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento.

Microsoft Office Word 2007 ofrece una galería con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee en la galería de opciones. Office Word 2007 crea automáticamente la tabla de contenido a partir de los títulos que haya marcado.

Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla.

CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO A PARTIR DE LOS ESTILOS DE TÍTULO INTEGRADOS

Utilice este procedimiento si creó un documento utilizando estilos de títu

Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento.

 En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuación, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

 NOTA   Para ver más opciones, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de diálogo Tabla de contenido.

CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO A PARTIR DE LOS ESTILOS PERSONALIZADOS APLICADOS

Siga este procedimiento si ya ha aplicado elementos personalizados a sus títulos. Puede especificar la configuración de estilos que desea que utilice Word cuando genere la tabla de contenido.

 Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de contenido.

 En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuación, en Insertar tabla de contenido.

 Haga clic en Opciones.En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los títulos del documento.

En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un número del 1 al 9 para indicar el nivel que desea que represente ese estilo de título.

 NOTA    Si sólo desea utilizar estilos personalizados, elimine los números de nivel de TDC de los estilos integrados, como por ejemplo, Título 1

  Repita los pasos 4 y 5 para cada estilo de título que desee incluir en la tabla de contenido.

  Haga clic en Aceptar.

Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento:

  Documento impreso    Si va a crear un documento que se leerá en formato impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el título como el número de la página en la que aparece dicho título. Los lectores pueden ir a la página que desean.

 Documento en pantalla    Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar formato de hipervínculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los lectores puedan ir al título correspondiente haciendo clic en él en la tabla de contenido.

  Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos.

Seleccione las demás opciones de tabla de contenido que desee utilizar.

ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO

Si agregó o quitó títulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar rápidamente la tabla de contenido.

En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic enActualizar tabla.

Haga clic en Actualizar sólo los números de página o en Actualizar toda la tabla.

Eliminar una tabla de contenido

  En la ficha Referencias del grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.

2.   Haga clic en Quitar tabla de contenido.